MAKALAH
PENERAPAN SISTEM
INFORMASI
STOCK CONTROL
MATERIAL PT. AUTOTECH INDONESIA
(Diajukan
untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen)
Bapak
: Edi Susanto
Disusun Oleh : KELOMPOK
DUA
SUMIYATI
RIZKY FIRMANSYAH
HILDA FAUZIAH
HERIYONO
RITNO D
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
STIE DR. KHEZ MUTTAQIEN PURWAKARTA
2015-2016
KATA PENGANTAR
Segala puji
dan syukur hanyalah milik Allah SWT yang telah melimpahkan ilmu Shalawat serta
semoga tercurah kepada Rasul beserta keluarganya
Sebuah
makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Sistem
Informasi Manajemen. Dalam tugas ini kami membahas tentang “Penerapan sistem informasi stock control material”.
Untuk itu kami meneruskan pembahasan selanjutnya
agar kita lebih memahami dan mengerti apa dan bagaimana penerapan hasil sistem
informasi persediaan sehingga dapat berjalan dengan baik.
Semoga
makalah yang kami susun dapat menjadi dasar dan acuan agar dapat lebih kreatif
dalam pembuatan sebuah laporan atau makalah. Dan bermanfaat bagi para pembaca
agar menambah wawasan dan pengetahuannya. Atas perhatiannya, kami ucapkan
terimakasih.
Purwakarta, Oktober 2015
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.........................................................................
i
DAFTAR ISI.........................................................................................
ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang............................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah.......................................................................... 2
1.3 Ruang Lingkup...............................................................................
3
1.4 Tujuan penulisan.............................................................................
3
1.4 Manfaat penelitian..........................................................................
5
1.5 Metode penelitian........................................................................... 5
BAB II GAMBARAN UMUM
PERUSAHAAAN
2.1 Gambaran Umum
Perusahaan........................................................ 9
2.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan.......................................................
9
2.1.2 Komponen Matrik Sistem.........................................................
11
2.2 Landasan Teori............................................................................... 12
2.2.1 Pengertian Sistem
Informasi Manajemen ................................. 14
2.2.2 Pengertian P.P.I.C..................................................................... 15
2.2.3 Pengertian Persediaan............................................................... 17
BAB III PEMBAHASAN
3.1 PEMBAHASAN..........................................................................
20
3.2 Flow Chart Program......................................................................
23
3.3 Fitur standar software.....................................................................
33
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan......................................................................................
35
4.2 Saran................................................................................................
36
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................
37
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Akhir-akhir ini persaingan ekonomi
suatu usaha semakin pesat, sehingga perlunya pemikiran yang semakin kritis atas
pemanfaatan sumber dana dan sumber daya yang ada. Pada dasarnya perusahaan yang
didirikan memiliki tujuan, dan tujuan utama perusahaan adalah bagaimana
perusahaan dapat menjaga kelangsungan hidupnya dan menjaga usahanya agar tetap
dapat bertahan dan berkembang maka diperlukan upaya untuk penyempurnaan,
meliputi peningkatan, produktifitas, cepat waktu serta mudah dipahami untuk
penyampaian tujuan perusahaan dalam segala bentuk persaingan.
Pada sebuah perusahaan atau instansi
besar maupun kecil selalu ada stock control terutama stock control material
untuk proses produksi, dengan sistem stock control yang baik berpengaruh sekali
bagi perkembangan dan kemajuan suatu perusahaan atau instansi terutama yang
bergerak dalam bidang produksi. Sistem stock control yang kurang baik akan
berpengaruh terhadap aspek lain, seperti kurangnya kepercayaan konsumen atau
pelanggan terhadap perusahaan.
PT. Autotech Indonesia salah satu
perusahaan yang memproduksi sparepart mobil di Indonesia. Akan tetapi sistem
stock control material yang terdapat di PT. Autotech Indonesia ini masih
memerlukan banyak data yang harus dibuka, banyaknya dokumen yang diperlukan
serta belum adanya sistem yang menunjang kebutuhan perusahaan, sehingga
memungkinkan terjadinya banyak kesalahan yaitu selisih antara stock yang ada
dengan pemakaian material serta akan memakan waktu yang lama dalam perhitungan
dan penyajian informasi stock control material kepada pimpinan. Hal inilah yang
melatarbelakangi penulis memilih judul ”PENERAPAN SISTEM INFORMASI STOCK CONTROL MATERIAL PADA PT.
AUTOTECH INDONESIA”.
1.2 Rumusan Masalah
1.
Bagaimanam
sistem informasi material persediaan di
PT AI, apakah sudah berjalan dengan baik .?
1.3 Ruang Lingkup
Berdasarkan permasalahan yang ada
maka penulis membatasi ruang lingkup yang akan dibahas mulai dari proses
penginputan data material kedatangan, pengeluaran material sampai menghasilkan
laporan stock control material.
1.4 Tujuan Penulisan
Sistem ini bertujuan untuk mengetahui gambaran dan
permasalahan pada sistem perhitungan stock control material yang dinilai masih
memakan waktu lama pada PT. AUTOTECH INDONESIA.
- Untuk mengetahui bagaimana sistem informasi stock control material yang sedang berjalan di PT. AI yang sesuai dengan kebutuhan user.
- Untuk mengetahui tingkat waktu yang diperlukan sistem informasi yang berjalan saat ini dalam pengambilan keputusan laporan stock control material pada PT. AI
- Merancang sistem informasi yang terkomputerisasi sebagai solusi untuk pemecahan masalah yang ada pada stock control material PT. AI
1.5 Manfaat Penelitian
Hasil suatu penelitian yang dilakukan, diharapkan
mampu memberikan manfaat diantaranya.
- Agar terciptanya suatu sistem informasi stock control material yang lebih cepat dan akurat.
- Memberi sajian aplikasi yang mudah dengan menggunakan komputerisasi yang lebih baik sehingga menghasilkan informasi maupun laporan-laporan yang terkontrol baik.
- Dapat membantu admin dalam pengolahan data sehingga dapat terarah serta lebih cepat waktu dalam melakukan pekerjaan dalam perusahaan tersebut.
- Memberikan pengalaman kepada penulis untuk menerapkan dan memperluas wawasan penerapan teori dan pengetahuan yang telah diterima didalam perkuliahan pada kegiatan nyata.
1.6 Metode Penelitian
A. Metode Pengumpulan Data
Metode penelitian yang digunakan yaitu metode dengan cara mengumpulkan dan menggambarkan data mengenai keadaan secara langsung dari lapangan atau objek dari penelitian untuk mendapatkan data secara relevan. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam mencari, mengumpulkan data serta mengolah informasi yang di perlukan
B. Metode Observasi
Penulis melakukan pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung pada PT. Autotech Indonesia khususnya di divisi PPIC and Warehouse serta divisi lain yang terkait sebagai bahan untuk menulis laporan penelitian
C. Metode Wawancara (Interview)
Penulis melakukan wawancara secara langsung dengan kepala bagian PPIC and Warehouse yaitu bapak wahyu sudarmanto ST tentang bagaimana prosedur stock control material yang berjalan saat ini masih terdapat kekurangan pada proses pencatatan keluar dan masuknya material, penulis juga melakukan interview langsung kepada bagian admin warehouse tentang sistem stock control material yang sedang berjalan, apa saja yang menjadi kekurangan pada sistem tersebut, dan bagaimana langkah kedepannya untuk memperbaiki sistem tersebut, sehingga hasil dari penelitian ini dapat membantu kelancaran proses stock control material pada PT. Autotech Indonesia.
D. Metode Pustaka (Library Research)
Pada metode ini penulis membaca beberapa referensi yang ada dan bahan bacaan lainnya yang berhubungan dengan pembahasan ini sebagai pertimbangan dalam membuat penelitian. Metode ini bertujuan untuk mendapatkan data dengan mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan sistem penulisan dan mempelajari unsur-unsur objek yang diteliti. Metode Pustaka ini dilakukan pada perpustakaan tempat penulis kuliah dan pepustakaan umum
E. Sumber Data
Sumber-sumber data yang dibutuhkan dalam hubungannya dengan pengumpulan data dikelompokkan menjadi :
- Sumber data primer, diperoleh dari narasumber-narasumber yang berhubungan dengan objek penelitian. Dalam hal ini adalah stakeholder dan staf dari divisi PPIC and warehouse perusahaan.
- Sumber data sekunder, diperoleh dari buku-buku literature, dan sebagainya, yang didalamnya memuat informasi-informasi yang diperlukan dalam penyusunan tugas.
BAB II
TINJAUAN
PUSTAKA
2.1 Gambaran Umum Peusahaan
2.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. AUTOTECH INDONESIA
PT. AUTOTECH INDONESIA (Perseroan) didirikan berdasarkan
Undang – Undang No.1 tahun 1967 yang diperbaharui dengan Undang – Undang No.11
tahun 1970, berdasarkan akta notaris Gde Kertayasa, SH No.46 tanggal 15 Maret
1996 yang disetujui oleh menteri Kehakiman dengan surat keputusan No.
C2-3163.HT.02.TH.97 tanggal 28 April 1997 dan telah diumumkan dalam Berita
Negara No.89 tanggal 6 November 1998, tambahan No. 6200. Anggaran dasar
perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan akta
notaris Nora Indrayani S.H No.19A tanggal 21 Sepetember 2010, mengenai
perubahan susunan direksi dan komisaris. Perubahan ini telah diterima dan
dicatat di sisminbakum Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia No.
AHU-AH.01.10-27758 tanggal 1 November 2010.
Kegiatan operasional perusahaan telah memperoleh
persetujuan Menteri Negara Investasi Kepala Badan Koordinasi Penanaman Modal
dalam suratnya No.579/III/PMA/2002 tertanggal 14 Juni 2002, sehubungan dngan
perstujuan President tentang Penanaman Modal Asing.
Berdasarkan
pasal 2 Anggaran Dasar PT, AUTOTECH INDONESIA, ruang lingkup kegiatan
perusahaan terdiri atas pembuatan dan perakitan komponen – komponen kendaraan.
Perusahaan berdomisili di Purwakarta dan memulai produksi pada April 1997.
1.
Data
Perusahaan
Nama :
PT. AUTOTECH INDONESIA
Phone : (0264) 351013,
351014 (Hunting), 351015
Faximile : (0267) 351012
Land
Area : 20.125 m2
Factory
Area : 2900 m2
Jumlah
Karyawan :- Lokal : 195 orang
-Asing : 3 orang
2.
Produk
Produk
utama PT. Autotech Indonesia untuk saat ini adalah batang kemudi untuk Toyota
Avanza, Daihatsu Xenia, Daihatsu Granmax, Terios/Rush, Isuzu Panther, Honda
Brio, HINO Dutro dan Suzuki APV. PT. Autotech Indonesia akan melakukan
Pengembangan jenis produk sehingga ruang lingkup bisnis perusahaan dapat
berkembang.
3.
Pelanggan
utama dari PT. Autotech Indonesia :
a.
PT.
Astra Daihatsu Motor
b.
PT.
Mesin Isuzu Indonesia
c.
PT.
Hino Motor Manufacturing Indonesia
d.
PT.
Toyota Motor Manufacturing Indonesia
e.
PT.
JTEKT Indonesia
f.
Summit
Fuji Kiko Kurata Manufacturing Co.Ltd.Thailand.
2.1.2 Komponen Matrik Sistem
Informasi Manajemen
No
|
Kegiatan Informasi
Sistem
|
Hardware
|
Software
|
Network
|
SDM
|
Data
|
Produk Informasi
|
1
|
Pemasukan Data
|
CPU/PC
|
|||||
Penerimaan barang hasil produksi (FG)
|
KRISHAND IVENTORY SYSTEM
|
Tampilan (Web Server) - Windows 8
|
USER : ADMIN PPIC
|
Inventory Transaction
|
BPHP (Bukti Penerimaan Hasil Produksi)
|
||
Akses Data (Database AS 400) DELPHI PROGRAM
|
SPECIALIST : SUPERVISOR
|
||||||
2
|
Pemrosesan
|
||||||
Inventory Finished
Goods Report
|
CPU /PC
|
KRISHHAND IVENTORY System)
|
Akses Data (Database AS 400) DELPHI .
|
Adm, SPV, Sect.Head, Operator
|
Inventory Transaction
|
MTD (Month To Date) / Laporan harian,bulanan
|
|
(Receive Materials
|
data penerimaan, pengeluaran, pengembalian barang
|
||||||
3
|
Penyimpanan
|
||||||
Basis Data
|
Server IBM 720
|
KRISHAND SYSTEM
|
Akses Data (Database AS 400) delphi program
|
IT
|
Dikelola oleh IT Dept
|
Dikelola oleh IT Dept
|
|
4
|
Keluaran
|
||||||
Pengiriman barang ke Produksi
|
Krishand iventory
|
Tampilan (Web Server)
- Windows 8
|
Operator ppic
|
BPPB (Bukti
Permintaan Penyerahaan Barang)
|
|||
Pengiriman barang ke Customer
|
Akses Data (Database AS 400)delphi program
|
SURAT JALAN
|
|||||
5
|
Kendali
|
||||||
Monitoring :
|
|||||||
a.
|
Stock month to date
|
CPU/PC
|
MS. Excel 2010
|
Server : PPC
|
Admin
|
Inventory FG
|
On Line
|
b.
|
Delivery Report
|
CPU/PC
|
MS. Excel 2010
|
Server : KI
|
Admin
|
Inventory FG
|
On Line
|
c.
|
Rekap Transaksi
Inventory
|
CPU/PC
|
MS. Excel 2010
|
Server : KI
|
Admin
|
Inventory FG
|
On Line
|
Evaluasi :
|
|||||||
KPI (Key Peformance
Indicator)
|
CPU/PC
|
MS. Excel 2010
|
Server : P2
|
Warehouse Manager
|
FG Monthly Report
|
Key Performance
Indicator Report
|
|
Koreksi :
|
|||||||
Perbaikan data
Persediaan (Inventory)
|
CPU/PC
|
KRISHAND
|
Tampilan (Web
Server) - Windows Server 8
|
Adm (Opr), Sect.Head (Approve 1), GM
(Approve2) , ppic Dept
(Approve3)
|
Formulir Koreksi
Data Persediaan
|
||
Akses Data
(Database AS 400)
|
|||||||
2.2. LANDASAN TEORI
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi
Manajemen
Sistem
Informasi Manajemen (SIM) menurut beberapa pakar dibidang teknologi informasi
adalah serangkaian sub-sistem informasi berbasis komputer yang terkoordinasi,
menyeluruh dan terpadu. Sehingga mampu memilih, menyimpan, mengelola dan
menarik kembali data olahan, serta dapat menyediakan informasi bagi para
pemakai dengan kebutuhan serupa. Umumnya terdapat suatu divisi yang mendukung
fungsi operasi, manejemen serta untuk mengurangi ketidakpastian dalam
pengambilan keputusan. Divisi ini memanfaatkan perangkat keras (Hardware), dan
perangkat lunak (software), pedoman prosedur, model manajemen dan keputusan.
Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan
output dari simulasi matematika. Infomasi output digunakan oleh user dalam
perusahaan saat membuat keputusan dalam memecahkan masalah.
Menurut
Barry E.Cushing dalam Jogiyanto (2005), sistem informasi manajemen adalah
kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang
bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan
pengendalian.
Sedangkan
menurut Frederick H.Wu dalam Jogiyanto (2005), sistem informasi manajemen
adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk
mendukung manajemen. Menurut
Gordon B.Davis (1985) sistem informasi manajemen adalah suatu serapan teknologi
baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian
informasi bagi kepentingan keorganisasian.
Masih
menurut Gordon.B Davis, dalam Jogiyanto (2005) sistem informasi manajemen
merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua
informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi.
Menurut
George M.Scott, sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub-sistem
informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang
mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat
serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan
sifat manajer atas dasar criteria mutu yang telah ditetapkan.
Jadi
dari beberapa definisi tersebut,dapat dirangkum bahwa Sistem Informasi
Manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem dan sub-sistem informasi
terkoordinasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan
manajemen.
2.2.2 Pengertian PPIC
PPIC adalah
singkatan dari Production Planning and Inventory Control yaitu suatu
departement dalam suatu organisasi perusahaan yang berfungsi merencanakan dan
mengendalikan rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan
rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan jumlah inventory agar sesuai
dengan kebutuhan yang ada.
Inventory atau barang
persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku/raw
material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang
dimiliki untuk dijual. Karena inventory disimpan di
gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan
sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain product. Gudang
berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang nya, sampai digunakan dalam proses
produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang
bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan
barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya
mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang Untuk itu diperlukan strategi atau
manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.
Dalam
Struktur Organisasi ada beberapa variasi untuk mempertegas fungsi
Planning dan Gudang (material ware house dan Final Product ware house),
untuk kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada : Sedangkan
aktivitas pergudangan, seperti;
a.
Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material
ke bagian processing,
b.
Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product
ke Customer,
c.
Mengoperasikan Sistem informasi,
Umumnya dibawah kendali Head Ware House
setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung
jawabnya.
2.2.3. Pengertian persediaan
Persediaan adalah bagian utama dalam neraca dan seringkali merupakan
perkiraan yang nilainya cukup besar yang melibatkan modal kerja yang
besar. Tanpa adanya persediaan barang dagangan, perusahaan akan menghadapi
resiko dimana pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan dari para
pelanggannya. Tentu saja kenyataan ini dapat berakibat buruk bagi perusahaan,
karena secara tidak langsung perusahaan
menjadi kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang seharusnya
disapatkan.
Pengertian Persediaan Menurut Ahli
a. Yang tersedia
untuk dijual dalam kegiatan usaha normal
b. Dalam proses
produksi dan atau dalam perjalanan atau
c. Dalam bentuk
bagan atau perlengkapan (supplies)
untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Menurut
Skousen, Stice, Stice (2004:653), ”persedian ditujukan untuk barang-barang yang
tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal, dan dalam kasus perusahaan
manufaktur, maka kata ini ditujukan untuk proses produksi atau yang ditempatkan
dalam kegiatan produksi”.
a. Jenis
– jenis persediaan
Persediaan pada setiap perusahaan berbeda dengan kegiatan
bisnisnya. Persediaan diklasifikasikan
sebagai berikut:
1)
Persediaan
Barang Dagang
Barang yang ada digudang dibeli oleh pengecer atau
perusahaan dagang untuk dijual kembali. Barang yang diperoleh untuk dijual
kembali diperoleh secara fisik tidak diubah kembali, barang tersebut tetap
dalam bentuk yang yang telah jadi ketika meninggalkan pabrik pembuatnya.
Dalam bebrapa hal dapat terjadi beberapa komponen yang dibeli
untuk kemudian dirakit menjadi barang jadi. Misalnya, sepeda yang dirakit dari
kerangka, roda gir dan sebagainya serta dijual oleh pengecer sepeda adalah
salah satu contoh.
2) Persediaan Manufaktur
a) Persediaan Bahan Baku
Barang berwujud yang dibeli atau diperoleh dengan cara
lain (misalnya dengan menambang) dan disimpan untuk penggunaan langsung dalam
membuat barang untuk dijual kembali. Bagian dari suku cadang yang diproduksi
sebelum digunakan kadang-kadang diklasifikasikan sebagai persediaan komponen suku
cadang.
b) Persediaan Barang Dalam Proses
Barang yang membutuhkan proses lebih lanjut sebelum penyelesaian
.
c) Barang Jadi
Barang yang sudah selesai diproses dan siap untuk dijual.
d) Persediaan Rupa – rupa
Barang seperti perlengkapan kantor kebersihan dan
pengiriman, persediaan ini biasanya dicatat sebagai beban penjualan umum.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 PEMBAHASAN
Pengertian
persediaan bahan baku menurut PT.Autotech Indonesia merupakan bahan dasar
produksi yang di sediakan sesuai dengan kebutuhan produksi yang mengarah dan
sesuai kebutuhan atau permintaan konsumen / Customer.
Setiap perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan produksi akan memerlukan
persediaan bahan baku. Dengan Tersedianya persediaan bahan baku maka diharapkan
perusahaan industri dapat melakukan proses produksi sesuai kebutuhan atau
permintaan konsumen. Selain itu dengan adanya persediaan bahan baku yang cukup tersedia di
gudang juga diharapkan dapat memperlancar kegiatan produksi/ pelayanan kepada
konsumen perusahaan dari dapat
menghindari terjadinya kekurangan bahan
baku. Keterlambatan jadwal pemenuhan produk yang dipesan kosumen dapat
merugikan perusahaan dalam hal ini image yang kurang baik.
1.
Metode pencatatan yang digunakan di PT.Autotech
Indonesia
Sistem pencatatan yang digunakan oleh PT.
Autotech Indonesia adalah sistem perpetual, yaitu sistem dimana setiap
persediaan masuk dan keluar selalu dicatat dalam pembukuan tetapi dalam hal ini
PT.Autotech Indonesia tidak mencatatnya dalam jenis pembukuan, melainkan
PT.Autotech sendiri sudah mempunyai sistem yang lebih canggih dan praktis lagi,
yaitu menggunakan sistem yang bernama KRISHAND.
Krishand Inventory adalah software stock barang yang dapat digunakan untuk mengontrol penerimaan dan
pengeluaran barang di dalam perusahaan Anda. Krishand
Inventory mencakup transaksi mutasi barang baik yang
berhubungan dengan pihak eksternal maupun pihak internal.
Dengan menggunakan software Krishand Inventory,
maka saldo persediaan barang dapat diketahui setiap saat dan
perhitungan harga pokok penjualan menjadi lebih cepat,
mudah, dan akurat.
KRISHAND ini
berfungsi sebagai pengganti pembukuan, karena setiap traksaksi penerimaan atau
pengeluaran selalu melewati sistem ini, material apa saja yang masuk atau
keluar akan di input ke dalam sistem tersebut. Yang menerima atau mengeluarkan
persediaan atau bahan baku akan mendapat bukti “Bukti Penerimaan Barang”
sedangkan yang mengeluarkan persediaan untuk produksi (internal) akan mendapatkan “Bukti Pengeluaran Barang” adapun untuk
barang yang di kembalikan karena rusak atau di sebut Not Good (NG)yang akan dikembalikan kepada pemasok persediaan bahan
baku (supplier) akan diberikan “Bukti
Pengembalian Ke Supplier”.
Contoh :
Sumber : SistemPersediaan
PT. Autotech Indonesia
Gambar 1.1
Sumber:
Sistem Persediaan PT.
Autotech Indonesia
Gambar 1.2
Contoh : Bukti Penerimaan
Barang
Sumber:
Sistem Persediaan PT.
Autotech Indonesia
Gambar 1.3
Contoh Bukti Pengeluaran
Barang
Sumber:
Sistem Persediaan PT.
Autotech Indonesia
Gambar 1.4
Contoh Bukti Pengembalian
Barang Ke Supplier
3. 2. flowchart
program
START
|
TAMPILAN
MENU UTAMA
|
PILIHAN
MENU
|
SUPLIERR
|
MASUKAN
KODE BARANG
|
BARANG MASUK
|
PERSEDIAAN
|
BARANG KELUAR
|
MASUKAN KODE BARANG
|
MASUKAN KODE BARANG
|
MASUKAN KODE BARANG
|
RETURN
|
MASUKAN KODE BARANG
|
BACA DATA BASE
|
BACA DATA BASE
|
BACA DATA BASE
|
BACA DATA BASE
|
BACA DATA BASE
|
ADA ?
|
ADA ?
|
ADA ?
|
ADA ?
|
ADA ?
|
Ambil data
|
SIMPAN KE DATA BASE
|
Tampilkan data
|
Tambahkan ke data lama
|
Buat data base baru
|
SIMPAN KE DATA BASE
|
stop
|
Tampilkan data
|
stop
|
Simpan ke data base
|
stop
|
Simpan ke data base
|
stop
|
stop
|
Flow chart
tampilan utama
Dalam sistem krishand ini kita dapat melihat persediaan
apa saja yang telah masuk dan keluar baik yang kembalikan, tetapi di sertai
juga pengendalian fisik juga seperti pengecekan aktualnya.
A. Pengendalian Persediaan Bahan Baku
Pengendalian merupakan kegiatan untuk menentukan tempat dan komposisi
dari persediaan
bahan baku sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi
dan penjualan serta kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efktif dan efisien
Pengendalian di PT. Autotech Indonesia salah
satu cara dilakukan dengan cara melihat schedule
delivery ke customer / pelanggan,
dan menyiapkan material sesuai kebutuhan produksi seperti yang sudah di
lampirkan di prosedur pembelian.
Bagian PPIC memberikan schedule pembelian bahan baku pada setiap pemasok / supplier dalam waktu perbulannya dan
akan di bagi dalam perharinya. Schedule supplier diberikan sesuai jumlah PO yang telah di
pesan.
Bagian follow
up material pengendalikan kedatangan persediaan sudah sesuai schedule atau
tidak. Pengendalian internal juga dilakukan setiap pagi dan sore hari dengan
cara melihat aktual persediaan di gudang raw material apakah akan memenuhi
untuk proses produksi untuk perharinya.
B. Metode
Penilaian Persediaan Bahan Baku
Ada
beberapa jenis metode persediaan bahan baku, diantaranya adalah FIFO, LIFO dan
AVERAGE. Di PT.Autotech Indonesia menggunakan metode First In First Out (FIFO), yaitu metode penilaian persediaan yang menganggap barang yang pertama kali masuk
diasumsikan keluar pertama kali pula.
Pada umumya perusahaan
menggunakan metode ini, sebab metode ini perhitungannya sangat sederhana baik
sistem fisik maupun sistem perpetual akan menghasilkan penilaian persediaan yang sama.
Metode FIFO yang berjalan di PT. Autotech
Indonesia salah satu alasannya adalah Karena bahan baku itu sendiri bersifat
barang yang cepat mengalami penyusutan. Yaitu mudah berkarat karena terbuat
dari besi.
Jadi metode ini benar
– benar harus di terapkan dan di jaga demi menjaga kualitas dari persediaan
tersebut, karena jika bahan baku itu tidak berputar sesuai metode
FIFO dengan baik dan benar bisa menyebabkan barang yang awal masuk tersimpan
lebih lama dan terjadi pelembabpan pada persediaan yang mengakibatkan kualitas
dari bahan baku tersebut tidak baik atau (Not
Good)
,itu semua dapat berakibat pada biaya (Cost) produksi yang semakin meningkat. Pengendalian FIFO ini
dikendalikan oleh semua member gudang terutama operator gudang itu sendiri yang
bertugas untuk memindahkan bahan baku yang datang dari supplier atau subcon.
Karena barang yang datang lebih awal akan di simpan di rak material dengan
posisi lebih di depan, sehingga operator supply akan mensupply barang ke line
produksi dengan barang yang berada di posisi paling depan. Sehingga yang
pertama masuk, akan menjadi barang pertama yang akan di produksi.
Pengendalian persediaannya dilakukan dengan
mengecek stok aktual yang ada di gudang persediaan, dan segera menginformasikan
keterlambatan pengiriman dari supplier agar
tidak terjadi stopline produksi yang
mengakibatkan terhambatnya pengiriman ke pelanggan atau customer yang dapat berpengaruh pada pendapatan bahkan menambah
biaya produksi yang percuma.
Untuk
mencegah kekurangan persediaan yang di akibatkan dari keterlambatan bahan baku
persediaan dari pemasok/supplier, maka
gudang persediaan harus memiiki stok bahan baku minimal untuk stok satu hari produksi.
a.
Registrasi New Item dan Material
Setiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material
dan supporting material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua
jenis material, pertama Raw material, yaitu seluruh material yang
digunakan dalam proses pembentukan produk, dan kedua yaitu Supporting material,
yaitu material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final product,
seperti plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label, dll. Code untuk Regristasi ini berupa urutan
numerik/angka. Kode numerik digunakan agar dapat terbaca oleh sistem. Dalam
perkembangannya, untuk mempermudah input data, kode angka dikonversi lagi
kedalam barcode, sehingga proses
input menggunakan scanner. Selain untuk mempercepat
waktu iniput, proses scanning menghasilkan data yang sangat akurat dengan
tingkat human error sangat rendah.
Item-item baru biasanya
didapat dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan berhasil,
setelah di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus diregristasi
oleh PPIC lengkap dengan komponen penyusun dan formulasi per unit produk ( Material Requirement
Planning/MRP ).
Bagian
Penerimaan Barang ( receiving) bertugas menerima barang dari Supplier. User dibagian penerimaan akan menginputkan data barang ke sistem dengan mengambil data dari
tabel pemesanan barang atau PO
(Purchase Order). User dibagian
Receiving akan melakukan pengecekan
terhadap barang yang dikirimkan oleh Supplier.
Bila jumlah barang yang datang sudah sesuai
dengan jumlah barang yang ada pada PO
maka Bagian Penerimaan Barang dapat
langsung mem- posting data transaksi tersebut dan membuat laporan penerimaan barang atau Receiving Report (RR) untuk diserahkan ke Bagian Accounting
khususnya Account Payable. User di Bagian Accounting akan memeriksa formulir
pemesanan, invoice dan laporan penerimaan guna memproses
pencatatan hutang dan proses pengajuan
pembayaran.
Bila
terjadi masalah misalnya barang yang datang
dari supplier tidak sesuai dengan
kualitas yang ditetapkan perusahaan,
barang sudah atau mendekati
kadaluwarsa (expired) atau masalah
lainnya maka Bagian Penerimaan
dapat melakukan transaksi pengembalian barang ke supplier atau (retur).
Transaksi
pengembalian barang (retur) juga
dapat dilakukan dari gudang namun pengembalian secara
fisik tetap dilakukan dari Bagian Penerimaan Barang. Laporan transaksi pengembalian barang retur) akan ditujukan ke
Bagian Accounting untuk memberikan
informasi bahwa barang yang diterima telah dikembalikan lagi ke supplier.
b.
Pengelolaan Inventory atau barang persediaan
Barang persediaan terdiri
dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work
In Process (WIP), dan 3) Final Product.
Material dan Supporting
Material (M&SM). Ada dua hal yang
harus selalu diperhatikan untuk
pengadaannya, yaitu;
1)
M&SM tanpa melihat order customer ,
2)
M&SM berdasarkan order customer.
Dengan
pertimbangan minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran proses ( fluently
production process)
Namun
tidak menutup kemungkinan adanya emergency order atau
order spesial sehingga
menyebabkan keluarnya Bill of
material (BOM) setelah kedatangan order customer atau
setelah arrange order ( master
production schedulle/MPS )
c. Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya berlangsung
secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan khusus,
akibatnya produksi terbagi kedalam beberapa divisi berdasarkan proses.
Pergeseran barang ½ jadi terkadang tidak bisa sempurna atau satu banding
satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan yang ekonomis, produk dari
Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di divisi B, terkadang
tidak dibuat pas atau sesuai dengan order customer, mempertimbangkan
aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi kadang berlebih.
Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC bertanggung jawab penuh dalam
mengendalikan barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan
penerapan logic proses yang tepat dapat menjamin pengendalian WIP. PPIC
akan selalu dapat memantau progress produksi di semua tahapan proses.
d. Final Product. Barang
persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan, karena
posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik,
pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus
secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final product
siap dikirim ke customer.
Adapun Istilah lain dari
Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah
kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang ter-alokasi
berarti sudah memiliki raw material yang complete. Yang perlu
diperhatikan dalam melakukan alokasi & Monitoring order :
1)
PPIC memastikan
kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas yang
melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi yang disepakati, dan
sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan yaitu bagian
produksi setuju berapapun jumlah order
yang diturunkan selama tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. PPIC
dapat menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan
terlebih dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan
terlebih dahulu berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin
dan ketersediaan personel.
2)
Mengkomunikasikan
ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika
karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang berbeda, terutama jika
terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian.
3)
Melakukan
response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan
keterlambatan, denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.
4)
Memastikan
order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar bisa dikerjakan oleh bagian
produksi. Ini sangat penting, karena print out Work order menjadi
dasar bagi personel di lantai produksi. Untuk itu Work Order harus memberikan
Informasi-informasi penting terkait :
a.
Nama item
product,
b.
Component
Material,
c.
Code numeric
atau Barcode,
d.
Quantity,
e.
Tanggal mulai
produksi ( start date ) ,
f.
Tanggal target
selesai ( Finish Date),
g.
Info lain
terkait dengan Spesifikasi product ( warna, dimensi, dll)
h.
No. Regristasi
Customer Order,
i.
No. Regristasi
Work Order,
j.
Identifikasi
untuk mampu telusur proses.
Konsep yang saya sampaikan ini biasa
disebut dengan “ KANBAN” dibeberapa
perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi
diatas, penerapan sistem Kanban
menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan.
Misal, product dalam sebuah
Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer
untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work
Instruction Sheet/Kartu kanban
terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki
quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan
masing-masing sheet memiliki No.
Regrestasi sendiri ( angka dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat
akurasi dan kemudahan dalam processingnya,
saya pikir masih jauh lebih besar manfaatnya.
Kartu Kanban
|
5.
Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station).
Delay di satu station akan mempengaruhi
ketepatan waktu station didepannya.
Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah- langkah
untuk melakukan koordinasi dengan bagian- bagian terkait untuk
mendapatkan solusinya.
6)
System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja / Work Instruction, progress dan
Resultnya harus dapat dimonitor sehingga menjadi
informasi balik yang akurat untuk seluruh bagian terkait ( glass wall management ), mulai
dari Sales, PPIC, bagian
Operation, dan Management.
3.3 Fitur-fitur standar software
Krishand Inventory:
- Berbasis Windows.
- Multi user, sederhana, dan mudah digunakan.
- Multi gudang.
- Mencakup transaksi penerimaan, pengeluaran, retur, transfer antar gudang, dan penyesuaian barang.
- Fasilitas pencatatan penggunaan barang per pekerjaan ataupun per departemen.
- Pengelompokan barang berdasarkan group dan sub group barang.
- Fungsi penomoran otomatis dan fleksibel pada semua pembuatan bukti transaksi.
- Perhitungan saldo barang dan harga pokok penjualan setiap saat.
Manfaatkan fitur-fitur dari software Krishand dengan
biaya yang sudah pasti jauh lebih murah dibandingkan dengan kemudahan dan
kepraktisan yang bisa Anda dapatkan.
Beberapa keuntungan yang Anda peroleh dengan
menggunakan software Krishand :
- Cepat dan Akurat.
Dengan software Krishand, persiapan
pelaporan Anda akan terhindar dari kesalahan seperti salah ketik, salah hitung,
dsbnya, yang sering terjadi jika dilakukan secara manual.
- Praktis
Anda dapat mencetak langsung formulir pajak (yang telah disesuaikan dengan ketentuan dari kantor pajak) tanpa harus menggunakan blanko formulir pajak. - Review setiap saat.
Memungkinkan Anda untuk mereview dan
menampilkan kembali berkas-berkas yang lama tanpa harus mengutak-atik ataupun
mencari-cari arsip fisik berkas
- Up to Date
Kami selalu melakukan perubahan pada
aplikasi kami mengikuti peraturan terbaru. Membuat kerja Anda lebih efektif, efisien dan hemat waktu.
BAB IV
PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
Krishand
Inventory adalah software stock barang yang dapat digunakan untuk mengontrol penerimaan dan
pengeluaran barang di dalam perusahaan
Anda. Krishand
Inventory mencakup transaksi mutasi barang baik yang berhubungan
dengan pihak eksternal maupun pihak internal.
Ada beberapa jenis metode persediaan bahan
baku, diantaranya adalah FIFO, LIFO dan AVERAGE. Di PT.Autotech Indonesia menggunakan
metode First In First Out (FIFO), yaitu metode penilaian persediaan yang menganggap barang yang pertama kali masuk
diasumsikan keluar pertama kali pula.
KRISHAND berfungsi sebagai pengganti pembukuan, karena setiap
traksaksi penerimaan atau pengeluaran selalu melewati sistem ini, material apa saja
yang masuk atau keluar akan di input ke dalam sistem tersebut. Yang menerima
atau mengeluarkan persediaan atau bahan baku akan mendapat bukti “Bukti
Penerimaan Barang” sedangkan yang mengeluarkan persediaan untuk produksi (internal) akan mendapatkan “Bukti
Pengeluaran Barang” adapun untuk barang yang di kembalikan karena rusak atau di
sebut Not Good (NG)yang akan
dikembalikan kepada pemasok persediaan bahan baku (supplier) akan diberikan “Bukti Pengembalian Ke Supplier”.
4.2 SARAN
Secara
keseluruhan semua proses yang dilakukan pada Autotech Indonesia sudah sangat
baik dan mendukung semua aktivitas perusahaan, namun terkadang sering terjadi
human error dalam pemasukan data. Akibatnya data yang tercantum pada sistem,
berbeda dengan fakta di lapangan. Sehingga diperlukan pelatihan pegawai dalam
penggunaan sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Hartono.
Jogiyanto, 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi, Andi: Yogyakarta.
Katherine, KS. dan G. Yukie S., 2003. Sistem Informasi Manajemen (SIM II),
STIKOM: Suarabaya.
Mcleod, Jr,
Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ke Tujuh, terjemahan Hendra Teguh, PT
Prenhalindo, Jakarta,2001
Joko, S,
Manajemen Produksi Dan Operasi (Suatu Pengantar Edisi Revisi), UMM Press,
Malang, 2004
Kadir, A, Dasar
Pemograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Andi,
